Ima jedna izreka koja kaže ” Traži, traži pa ćeš naći”.
U poslovanju, kada želimo da se stvari odrade u realnom vremenu, takva nam mudrost i nije od velike pomoći niti nam nudi neko efikasno rješenje.
Upravljanje dokumentima i traženje informacija znaju postati mukotrpan, dugotrajan posao čak i u vremenima kada se tvrtke okreću ka digitalizaciji.
Nemogućnost pristupa dokumentima, nepoznavanje lokacije dokumenta ili traženje kolega koji možda znaju gdje je dokument, samo su neki od razloga zašto potrošimo previše vremena tražeći ono što trebamo.
Jeste li se ikada zapitali koliko nam je vremena potrebno da pronađemo dokument ili zaista dođemo do neke informacije, ugovora, ponude koja nam baš sada treba?
Od 2000-e do danas, provedena su razna istraživanja kako bi se utvrdilo koliko vremena zaposlenici potroše na traženje dokumenata ili informacija. Uključeni ispitanici bili su zaposleni u IT odjelima, odjelima koji se bave analizom podataka, računovodstvenim odjelima kao i onim menadžerskim.
Rezultati istraživanja prikazuju da se kroz godine smanjilo vrijeme koje zaposlenici potroše na traženje dokumenata ili informacija. Veliki utjecaj u tom poboljšanju imaju upravo informacijski sustavi poput našeg DocDoc.C DMS-a koji dokumente drže na jednom mjestu uz razne mogućnosti filtriranja pretraga.
Kako DocDoc.C DMS olakšava pretragu?
Pretraživanje dokumenata moguće je odraditi po velikom broju meta podataka, oznakama dodijeljenim dokumentu ili nekim specifičnim karakteristikama putem napredne pretrage.
Napredna pretraga omogućuje korisnicima dodatno specificiranje kriterija po kojem žele filtrirati dokumente.
Kako pretraživati dokumente i sadržaj unutar njih?
 Tip dokumenta |  Status dokumenta |  Naslov sadržaja ili ime datoteke |  Partner |
| Ugovor Narudžba, Otpremnica, Račun Putni nalozi, Platna lista, Bankovni izvod, Izvještaji, Ostalo | Novi Odobren Arhiviran Storniran, Odbijen Pripremljen Završen Neispravan | Pretraga dokumenta moguća je po naslovu sadržaja ili nazivu datoteke koja je učitana u sustav | Upisivanjem naziva partnerske tvrtke ili partnera, prikazat će se samo dokumenti povezani s navedenim partnerom. |
 Projekt |  Kreator |  Vremensko razdoblje |  Sadržaj dokumenta |
| Dokumente koji su povezani s nekim projektom, možete pretražiti upisivanjem naziva projekta. | Ukoliko imate informaciju tko je kreator dokumenta, pretragu je moguće filtrirati i po imenu osobe | Dokumenti se mogu pretraživati i po datumu nastanka ili određivanjem vremenskog razdoblja | Dokumente je moguće pretraživati po specifičnoj riječi ii informaciji ukoliko korisnik imaaktivan OCR ili ukoliko dokument nije zaštićen od kopiranja. |
DocDoc.C DMS namijenjen je velikim i malim tvrtkama različitih profesija. Neovisno o ulozu koju imaju, naši korisnici vrlo lako mogu pronaći svoje dokumente upravo zbog različitih načina filtriranja dokumenata, po specifičnostima koje sami odrede. Dodatna prednost je što dokumentima mogu pristupati bilo kada s bilo kojeg mjesta, koristeći se pametnim telefonom, mobitelom ili laptopom.
Više informacija o DocDoc.C sustavu možete pronaći klikom na “Što je DocDoc.C DMS?” ili “Funkcionalnosti DMS-a”
Prestanite gubiti svoje vrijeme na traženje dokumenata i informacija, javite nam se putem kontakt forme, telefona ili email-a i ugovorite svoj DocDoc.C DMS.
Pretraživanje dokumenata može biti lako, uz pomoć sustava koji zna kako!
