Sustav omogućuje više korisničkih uloga: Priprematelj, Odobravatelj, Provoditelj i Arhivar. Administrator tvrtke može u postavkama tvrtke odrediti koji korisnik će dobiti koju ulogu te za koje tipove dokumenata. U sustavu postoji mogućnost odabira dokumenata kojima će korisnici moći pristupiti, mogu li vidjeti sve predmete i mogu li vidjeti sve predmete i dokumente unutar određene jedinice.

Kroz dodjelu zadataka uz odobravanje je omogućeno i potpisivanje dokumenata. Postoji mogućnost dodjeljivanja zadataka ostalim korisnicima tvrtke koji zadatke mogu riješiti, odbiti ili proslijediti. Zadaci se mogu dodjeljijvati grupno na organizacijske jedinice i uloge ili poimenice korisnicima.

Ako je vaš kolega unio dokument u sustav koji možete pregledati ili netko čeka vaše odobrenje za dokument, o tome ćete dobiti obavijest unutar aplikacije koja će vas tamo čekati dok je ne pročitate. Obavijest možete dobiti i e-mailom, ako ste tako odabrali u svojim korisničkim postavkama.

Aplikacija kroz administratorsko sučelje pruža mogućnost uređivanja poslovnih procesa, u smislu povezivanja pred-definiranih procesa s postojećim modelima odobravanja, automatskog pokretanja nad tipovima dokumenata i sl.

Sustav omogućava prijenos ugovora ili računa u ERP (knjigovodstvo) na daljnju obradu. Osim u ERP, dokumente je moguće prenijeti i u CRM ili vanjske arhivske sustave.