Sigurnost dokumenata
Vremenska oznaka
Svaki dokument koji ulazi u eArhivu moći će dobiti i vremensku oznaku tj.vremenski žig (eng.Timestamp) stvoren od priznatog TS izdavača kao što je u FINA u Hrvatskoj. Na taj način se potvrđuje postojanje podataka, elektroničkih zapisa ili dokumenata u vremenu koje je navedeno u vremenskoj oznaci tj.žigu.
Dvostruka autentifikacija (2FA)
Dodatna razina sigurnosti prilikom prijave u DocDoc.C DMS aplikaciju. Mogućnost dvostruke autentifikacije moguće je uključiti po želji unutar korisničkog profila. Nakon što je 2FA uključena, prilikom svake sljedeće prijave u aplikaciju korisnik mora dodatno potvrditi prijavu ili generirati kod na svom mobilnom uređaju.
Digitalno potpisivanje
Kao dodatna razina sigurnosti, uveli smo potpisivanje putem digitalnih certifikata. Svaki korisnik može iskoristiti vlastiti digitalni certifikat kako bi potpisao neku radnju nad dokumentom (npr. odobravanje). Na taj način stvara se neizbrisiv trag u aplikaciji koji sadrži informacije o tome tko je potpisnik dokumenta i u koje vrijeme je potpis nastao.
Ovlaštenja na dokumentima
Nad svakim pojedinim dokumentom sada je moguće prilikom razvrstavanja odrediti hoće li razvrstani dokument biti vidljiv svima ili samo određenim djelatnicima tvrtke. Vidljivost dokumenta određuje se na pregledu detalja dokumenta i moguće ju je promijeniti i nakon razvrstavanja.
Zaključavanje dokumenata
Jednom kada određeni korisnik krene raditi izmjene na nekom dokumentu, više nitko drugi osim njega ne može pristupiti istom dokumentu. Tek kada korisnik završi i pospremi svoje izmjene, drugi korisnik ima mogućnost otvaranja i izmjena. U svakom trenutku moguće je vidjeti tko radi na dokumentu.
Prava pristupa dokumentima po razini tajnosti
Uz mogućnost definiranja prava pristupa određenom tipu dokumenta, menadžeri sada mogu definirati koje razine tajnosti na tipu dokumenta će određeni korisnik moći vidjeti. Razine tajnosti moguće je dodati kroz šifrarnik, a zadaju se direktno na dokumentu.
