Organizacija Dokumenata
Grupni unos
Dokumente je moguće unositi u sustav u grupama (velik broj pripremljenih dokumenata odjednom – 100/dok).
Pregled storniranih dokumenata
Dokumente u poslovnom procesu moguće je odbiti i stornirati. Aplikacija omogućuje pregled svih storniranih dokumenata i vraćanje bilo kojeg storniranog dokumenta u rad.
Generiranje izvještaja
Aplikacija omogućuje nekoliko načina za generiranje izvještaja o dokumentima i poslovnim procesima. Izvještaji su dostupni putem grafičkog sučelja unutar aplikacije i moguće ih je preuzeti u elektroničkom obliku.
Tipovi dokumenata
U aplikaciju možete unositi razne tipove dokumenata kao što su: ugovori, ponude, računi, otpremnice, putni nalozi, bankovni izvodi, kompenzacije, izvještaji i plaće radnika. i još mnogo drugih. Za sve tipove dokumenata mogu se koristiti već poznati procesi odobravanja.
Novi dokumenti koje unesete u aplikaciju vidljivi su samo Vama dok ih ne razvrstate.
Samostalno možete upravljati svojim tipovima dokumenata, procesima koji se nad njima odvijaju i korisnicima koji ih imaju pravo vidjeti. Želite li uključiti / isključiti mogućnost pohrane određenog tipa dokumenta (npr. račun, ugovor) ili mogućnost arhiviranja / potpisivanja dokumenta, dovoljno je postaviti postavke Vaše tvrtke unutar aplikacije
Pretraživanje dokumenata
Dokumente je moguće pretraživati prema sadržaju dokumenata, ali i po velikom broju meta-podataka koji opisuju dokument (npr. iznos računa, datum nastanka, datum zadnje izmjene, stranka i sl.). Meta-podaci mogu biti općeniti ili specifični za tip dokumenta kao što su npr. račun, otpremnica, ugovor, ponuda…Za brzu pretragu mogu se također koristiti oznake dokumenata koje želite pronaći.
Preuzimanje dokumenata
Dokumente je moguće preuzimati iz sustava u komprimiranoj datoteci sastavljenoj od velikog broja dokumenata.
Povijest aktivnosti
Sve aktivnosti nad dokumentima se prate i bilježe. Pregledom pojedinog dokumenta može se vidjeti kada je neki dokument nastao, tko ga je stvorio, mijenjao, stornirao. Također možete vidjeti kada je dokument razvrstan, pripremljen, odobren, arhiviran, prenesen u drugi sustav,… Promjenom sadržaja dokumenta nastaje nova verzija, a prethodne verzije dokumenata se također čuvaju i moguće im je pristupiti po potrebi.
Unos dokumenta slikanjem ili skeniranjem
Ako se trenutno ne nalazite u firmi, dokument možete poslikati pametnim mobitelom, tabletom i na taj način ga unijeti u sustav. Ako se nalazite u firmi, dokument može završiti u sustavu direktno putem skenera. U slučaju unosa postojećih dokumenata u elektronski oblik, aplikacija može prepoznati tekst u sadržaju (OCR). Na taj način sustav može određene podatke (npr. IBAN, iznos plaćanja, potpis, naziv stranke i sl.) unaprijed popuniti za korisnika i pohraniti u bazu podataka. Takav postupak olakšava i znatno ubrzava svakodnevni rad s elektroničkim dokumentima u poslovnim procesima.
eArhiva
Dokumenti se mogu arhivirati na posebnoj lokaciji. Prilikom arhiviranja, dokumenti se digitalno potpisuju i generira se vremenska oznaka sukladna trenutnim standardima digitalne arhive i svim zakonskim propisima. Arhiviranje osigurava postojanje dokumenata kroz narednih 10 i više godina.
Tip dokumenta "Ostalo"
Ukoliko niste sigurni kako razvrstati uneseni dokument, možete koristiti tip „ostalo“. Dokument će dobiti privremeni urudžbeni broj i biti dostupan, pretraživ u aplikaciji kao i svi ostali. Ako se predomislite, tip dokumenta „ostalo“ možete pretvoriti u bilo koji drugi tip. Tada će dokument dobiti novi urudžbeni broj i pripadna polja za meta-podatke.
