Poslovanje bez papira, hrpe računa i registratora nikad nije bilo dostupnije i lakše za korištenje. DocDoc.C sustav za upravljanje dokumentima sadrži nekoliko ključnih funkcionalnosti za prelazak na potpuno bespapirnato poslovanje. Jedna od njih je svakako digitalna arhiva, tj. eArhiva.
Za neke sudionike B2B sektora, postojanje eArhive kod partnera je preduvjet za prelazak na bespapirnatu razmjenu dokumenata. Tek kad je taj preduvjet ispunjen, ukidaju se slanja računa, ponuda, otpremnica i ostalih dokumenata putem pošte i prelazi se isključivo na elektroničku razmjenu dokumenata, što je puno lakše, brže, jeftinije i sigurnije.
EDI, PKI, OTH neke su od najčešće korištenih metoda elektroničke razmjene koje u potpunosti zamjenjuju potrebu za printanjem ili fizičkom dostavom dokumenata.
Prednosti eArhive nad fizičkim arhivama:
- eArhiva je dugotrajno rješenje za čuvanje dokumenata
- na nju ne utječu vanjski utjecaji poput elementarnih nepogoda (npr. poplave u podrumu i sl.)
- smanjuje mogućnost ljudske greške (uništen ili izgubljen dokument česta je pojava)
- smanjeno vrijeme za pretragu dokumenata
- povećana mogućnost praćenje dokumenata
- krađa dokumenata ili nestanak bez traga, prilikom korištenja eArhive također je onemogućena
- dokumenti se digitalno potpisuju i dobivaju vremenski žig (timestamp) certificirane kuće (npr. FINA, AKD ili bilo koji TSA unutar Europske unije)
DocDoc.C DMS sustav omogućuje arhiviranje Vaših dokumenata na 11 i više godina, što je sukladno zakonski propisanim zahtjevima.
Više o mogućnostima DocDoc.C DMS-a pogledajte na poveznici: Što je DocDoc.C DMS?
*Cover photo by Freepik
