Sve više tvrtki koristi cloud sustave za pohranu dokumenata i podataka. Uz porast korištenja, raste i zabrinutost te se dovodi u pitanje razina sigurnosti dokumentacije. Odgovor uvelike ovisi o sustavu koji se koristi, a provjerena i certificirana cloud rješenja pružaju visoku razinu zaštite podataka. Upravljanje dokumentima danas nije samo pitanje dobre organizacije, već i njihove sigurnosti.
Šifrirana komunikacija i sigurna pohrana u DocDoc.C sustavu
Sav prijenos podataka između korisnika i DocDoc.C DMS sustava odvija se kroz HTTPS protokol, što znači da je komunikacija šifrirana. Podaci se automatski sigurnosno kopiraju svakodnevno i tjedno kako bi se napravio back-up i spriječio gubitak informacija.
Kopije su dodatno kriptografski zaštićene, a pružatelj usluge BaaS (Backup as a Service) nema pristup sadržaju podataka, čime se dodatno smanjuje rizik neovlaštenog pristupa podacima. Enkripcija podataka postupak je kojim se podaci pretvaraju u nečitljiv oblik kako im neovlaštene osobe ne bi mogle pristupiti. Podaci se mogu ponovno pročitati samo uz odgovarajući ključ za dekripciju.
Podaci se pohranjuju u T3 podatkovnom centru u Hrvatskoj koji je fizički zaštićen i nadziran 24/7.
Višestruki mehanizmi zaštite unutar DDC
Sigurnost u DMS sustavu DocDoc.C osigurana je kroz niz zaštitnih slojeva:
- prijava korisnika – svaki korisnik ima jedinstveno korisničko ime i lozinku,
- dvostupanjska autentifikacija (2FA) – dodatna razina sigurnosti koja traži potvrdu prijave putem drugog uređaja (npr. mobitela),
- prava pristupa – dokumentima mogu pristupiti samo ovlašteni korisnici, a sustav omogućava precizno definiranje tko smije vidjeti koje dokumente (npr. prema tipu dokumenta, oznaci tajnosti, organizacijskoj jedinici ili odgovornom korisniku),
- evidencija – sustav bilježi sve aktivnosti, čime se osigurava detaljno praćenje aktivnosti i promjena,
- dodatna prava pristupa – korisnicima se mogu dodijeliti posebna prava pristupa ili pak zabraniti pristup (tzv. whitelist ili blacklist).
Brigu o infrastrukturi, automatskim sigurnosnim kopijama (eng. backup) i nadzoru preuzima stručni tim, dok klijenti imaju stalni i sigurni pristup svojim dokumentima.
Međunarodni certifikati
DMS sustav DocDoc.C slijedi međunarodne standarde sigurnosti i upravljanja dokumentima, uključujući:
- ISO 15489: Upravljanje dokumentacijom. Norma definira koncepte i načela za stvaranje, prihvat i upravljanje zapisima. Potvrđuje da se dokumentima upravlja na siguran, organiziran i kontroliran način.
- ISO/IEC 27001: Sustavi upravljanja informacijskom sigurnošću. Ova norma definira zahtjeve koje sustavi za uspostavu, provedbu, održavanje i kontinuirano poboljšavanje trebaju ispunjavati. Sukladnost s ISO/IEC 27001 pokazuje da je tvrtka uspostavila sustav za upravljanje rizicima povezanima sa sigurnošću informacija i podataka kojima upravlja.
- ISO 30301: Sustavi upravljanja zapisima. Norma definira zahtjeve koje mora ispunjavati sustav za upravljanje zapisima, uključujući razvoj i provedbu politike i ciljeva upravljanja zapisima te mjerenje i praćenje uspješnosti.
- ISO 9001: Sustavi upravljanja kvalitetom. Kao vodeća svjetska norma za sustave upravljanja kvalitetom primjenjuje je više od milijun organizacija diljem svijeta. Tvrtkama definira zahtjeve za uspostavu, provedbu i održavanje te kontinuirano poboljšavanje sustava upravljanja kvalitetom.
Korisnici često strahuju od pohrane podataka u cloudu, no uz sustave koji koriste enkripciju, višeslojnu zaštitu i međunarodne sigurnosne certifikate, mogu biti sigurniji u zaštitu svojih podataka. Svi podaci u DocDoc.C DMS-u su zaštićeniji nego kada su spremljeni lokalno odnosno na računalu korisnika.
Kontaktirajte nas i otkrijte kako naš DMS u cloudu može unaprijediti vašu sigurnost i učinkovitost poslovanja.
