Digitalizacija poslovanja omogućuje ubrzavanje poslovnih procesa, olakšava pristup dokumentaciji i praćenje promjena i tijeka procesa, no također donosi i određene rizike. Budući da se svi dokumenti nalaze na jednom mjestu u sustavu u cloudu, potrebno je konfigurirati i postaviti ovlaštenja pristupa.
Dokumenti koji su tajni ili na neki način povjerljivi za poslovanje, ne bi trebali biti dostupni i vidljivi svim korisnicima nekog sustava. Upravo kao što i sve račune i ugovore ne dajete svim zaposlenicima na uvid u tvrtki, zar ne?
Upravo zbog toga, DocDoc.C DMS razvio je 2 dodatne funkcionalnosti:
- Prava pristupa dokumentima po tajnosti
- Ovlaštenja na dokumentima
Prava pristupa dokumentima po tajnosti
Svakom korisniku unutar tvrtke može se odrediti oznaka tajnosti nad nekim specifičnim dokumentom. Oznaku tajnosti korisnici samostalno definiraju unutar šifrarnika (npr. šifra: 99-T, oznaka: tajno), a nakon toga ju dodaju korisniku prema određenom tipu dokumenta.
Ovim pravima olakšano je kontroliranje neovlaštenog pristupanja dokumentima i vidljivosti povjerljivih informacija. Također, neće svi korisnici moći isprintati dokumente ili ih arhivirati.
Ovlaštenja na dokumentima
S obzirom na to da se DMS može koristiti za razne tipove dokumenata (računi, ugovori, dopisi, platne liste …) potrebno je osigurati i različitu razinu privatnosti te vidljivosti. Nad svakim pojedinim dokumentom moguće je odrediti hoće li on biti vidljiv svima ili samo određenim djelatnicima. Sustavi koje koristi nekoliko zaposlenika tvrtke mogu dovesti do pitanja o privatnosti dokumenta i informacija unutar njih.
Koristeći se ovim funkcionalnostima, menadžment može lako kontrolirati tko sve vidi informacije i sadržaj nekog dokumenta. Samostalnim dodjeljivanjem prava, naziva i razina postiže se maksimalna usklađenost sustava s internim šiframa, pravilnicima ili zahtjevima korisnika.
Više o mogućnostima DocDoc.C cloud DMS-a pogledajte na stranici: Funkcionalnosti