Digitalizacija poslovanja omogućuje ubrzanje poslovnih procesa, olakšava pristup dokumentaciji i praćenje promjena, tijeka procesa, no također donosi i određene rizike.
Neovlašteno pristupanje dokumentima, vidljivost povjerljivih informacija, izlaganje povjerljivih dokumenata i mogućnost ispisa istih samo su neki od njih.
Sustavi koje koristi nekoliko zaposlenika tvrtke mogu dovesti do pitanja o privatnosti dokumenta i informacija unutar njih.
S obzirom da se DMS može koristiti za razne tipove dokumenata (računi, ugovori, dopisi, platne liste …) potrebno je osigurati i različitu razinu privatnosti te vidljivosti istih.
Dokumenti koji su tajni ili na neki način povjerljivi za poslovanje, ne bi trebali biti dostupni i vidljivi svim korisnicima nekog sustava. Upravo zbog toga, DocDoc.C DMS razvio je 2 dodatne funkcionalnosti:
- Prava pristupa dokumentima po tajnosti
- Ovlaštenja na dokumentima
Prava pristupa dokumentima po tajnosti
Svakom korisniku unutar tvrtke može se odrediti oznaka tajnosti nad nekim specifičnim dokumentom. Oznaku tajnosti korisnici samostalno definiraju unutar šifrarnika (npr. šifra: 99-T, oznaka: tajno), a nakon toga ju dodaju korisniku prema određenom tipu dokumenta.
Ovlaštenja na dokumentima
Nad svakim pojedinim dokumentom moguće je odrediti hoće li on biti vidljiv svima ili samo određenim djelatnicima.
Koristeći se ovakvim funkcionalnostima, poslodavci mogu lako kontrolirati tko sve vidi informacije i sadržaj nekog dokumenta. Smanjuje se mogućnost neovlaštenog pristupanja dokumentima, a povećava privatnost i sigurnost istih. Samostalnim dodjeljivanjem prava, naziva i razina postiže se maksimalna usklađenost sustava s internim šiframa, pravilnicima ili zahtjevima korisnika.
Više informacija o funkcionalnostima DocDoc.C DMS-a : Funkcionalnosti
Za sva pitanja ili termin prezentacije, možete nas kontaktirati putem tel: +385 (0)1 78 97 301 ili kontakt forme
