Koliko se puta dogodilo da važna informacija zapne u nečijem inboxu ili se izgubi u usmenom dogovoru? Važne obavijesti u DocDoc.C DMS-u omogućavaju da se poruka poveže izravno s dokumentom i prikaže samo odabranim korisnicima, uz evidenciju o tome tko ju je i kada otvorio.
Zašto se važne informacije gube?
Promjena procedure, važna napomena, zahtjev za dodatnom provjerom ili informacija o određenom dokumentu često traže reakciju konkretne osobe. Kada se takve informacije prenose e-mailom, usmeno ili drugim internim kanalima, lako ih je zanemariti ili izgubiti. DocDoc.C DMS taj problem rješava tako što poruka ostaje vezana uz dokument na koji se odnosi i vidljiva je samo onima kojima je namijenjena.
Važne obavijesti možete koristiti za:
- obavještavanje korisnika o promjeni sadržaja dokumenta,
- upozoravanje na važnu napomenu povezanu s procedurom,
- slanje zahtjeva za dodatnom provjerom dokumentacije,
- prenošenje informacije koja zahtijeva pažnju određenog zaposlenika.
Komunikacija povezana s dokumentom može se voditi izravno u sustavu. Korisnici koji imaju pristup dokumentima mogu jednim klikom dodati novu obavijest, upisati njezin sadržaj i odabrati kome će biti vidljiva.
Upravljanje prikazanim porukama
Kada odabrani korisnik otvori dokument za koji postoji nepročitana obavijest, u sustavu se prikazuje ikona zvona s ljubičastom točkom. Klikom na ikonu zvona otvara se dijaloški okvir s popisom obavijesti. Korisnik može ukloniti pojedinu obavijest klikom na sivu ikonu X uz obavijest ili zatvoriti cijeli dijaloški okvir klikom na crvenu ikonu X u gornjem desnom kutu. Bitno je jasno razlikovati samo zatvaranje dijaloškog okvira od otvaranja, odnosno čitanja sadržaja obavijesti.
Kontrola nad time tko prima obavijest
Važne obavijesti nisu uvijek namijenjene svim korisnicima sustava. Ponekad se odnose samo na određeni odjel, odgovornu osobu ili korisnike koji rade s konkretnim dokumentom. U DocDoc.C sustavu moguće je odabrati jednog ili više korisnika kojima će se obavijest prikazati.
Ciljana komunikacija može pridonijeti smanjenju nepotrebnih informacija i jasnijoj organizaciji odgovornosti.
Evidencija obavijesti i praćenje aktivnosti korisnika
Pošiljatelju nije važno samo da je obavijest poslana, već i što se s njom dogodilo. DocDoc.C u tablici važnih obavijesti bilježi:
- tko je obavijest stvorio i kome je namijenjena,
- sadržaj obavijesti,
- datum stvaranja,
- datum otvaranja ili storniranja,
- tko je obavijest otvorio ili stornirao,
- trenutačni status obavijesti.
Komunikacija je dio rada s dokumentima
Upravljanje dokumentima nije samo pitanje pohrane i dostupnosti datoteka. Važan dio poslovanja čini i komunikacija koja se odvija uz dokumente. Kroz sustav za upravljanje dokumentima čak i komunikacija može biti na jednom mjestu.
Za organizacije koje razmatraju digitalizaciju upravljanja dokumentima – javite nam se!
Česta pitanja
Mogu li poslati obavijest samo jednom zaposleniku?
Da. Obavijest se može prikazati jednom ili više odabranih korisnika, a ostali je neće vidjeti.
Kako korisnik zna da ima novu obavijest?
Kada otvori dokument uz koji postoji nepročitana poruka, prikazuje se ikona zvona s ljubičastom točkom.
Mogu li provjeriti je li obavijest pročitana?
Da. U tablici važnih obavijesti vidi se tko je obavijest otvorio ili stornirao, kada je to učinio i koji je njezin trenutačni status.
Po čemu se ovo razlikuje od slanja e-maila?
Obavijest je vezana uz sam dokument te je korisnik vidi upravo kada s njim radi, a pošiljatelj ima evidenciju o tome što se s obavijesti dogodilo.