Osim ERP-ova za račune, otpremnice i sl. i internih razvijenih sustava za specifične dokumente, nema mnogo sustava koji bi kreirali dokumente prema šprancama, već to rade zaposlenici lokalno na svojim računalima.
Kako bismo što više olakšali korisnicima upravljanje dokumentacijom bez potrebe za traženjem i uvođenjem novih sustava, u naš DocDoc.C implementirali smo funkcionalnost koja izravno olakšava stvaranje dokumenata.
Predlošci dokumenata (template)
Predložak dokumenta kreira se u word formatu i sadrži šprancu podataka koji moraju biti u tim dokumentima. Najčešće se izrađuju za ugovore, ponude, zahtjeve i rješenja za koja većina teksta ostaje ista, a mijenjaju se samo određeni podaci.
Dokument koji će se koristiti kao predložak kreiran je i učitan u sustav unaprijed te ga korisnik prilikom izrade novog dokumenta samo odabire iz padajućeg izbornika.
Kada se odabere predložak koji se želi iskoristiti, unose se osnovni meta podaci (tip dokumenta, organizacijske jedinice, oznaka tajnosti). Kreirani dokument sprema se i automatski razvrstava prema tipu dokumenta. Sve dodatne izmjene u meta podacima spremaju se kao nova verzija istog dokumenta.
Broj samih predložaka u sustavu nije ograničen stoga se može napraviti predloške za sve potrebne dokumente (zahtjevi za godišnjim odmorima, odobravanja ponuda, kreiranje ugovora, dopisa itd.).
Prednosti korištenja predložaka:
Ova funkcija olakšava korisnicima da:
- zadrže univerzalni izgled i format dokumenta,
- ubrzaju proces učitavanja i/ili kreiranja dokumentacije posebice ako se radi o procesnim dokumentima kao što su različiti zahtjevi (godišnji odmori, odobravanje trošenja određenog iznosa dogovorenog budžeta i sl.),
- naknadnim unošenjem meta podataka dodaju novu ispunjenu verziju dokumenta (stara se sprema i ostaje registrirana svaka promjena).