Uvođenje DocDoc.C DMS rješenja u tvrtku jedno je od najučinkovitijih načina za ubrzavanje poslovnih procesa i uspostavu bolje kontrole nad dokumentima. Međutim, bez jasnog plana i odgovarajuće tehničke podrške, implementacija može biti kaotična. U ovom tekstu donosimo vodič u 5 koraka koji objašnjava kako strukturirano uvesti DMS u tvrtku.
1. Analiza postojećeg stanja
Prije početka implementacije sustava za upravljanje dokumentima, trebali biste razumjeti postojeće procese u tvrtki. Postavite si pitanja:
- Gdje se nalaze važni dokumenti – u papirnatom obliku, na lokalnim ili mrežnim diskovima, na e-mailu i slično?
- Na koji se način dijele dokumenti –putem e-maila, ispisom i fizičkom dostavom, poveznicama na razne mrežne diskove i slično?
- Tko sudjeluje u obradi dokumenata i tko ima pristup njihovu sadržaju?
- Tko, odnosno koji proces, predstavlja „usko grlo” u obradi dokumenata, primjerice čekanje na potpis?
Nakon ove analize može se utvrditi koji procesi najviše gube vrijeme i novac.
2. Definiranje prioriteta i ciljeva
Bez jasno postavljenih ciljeva i odgovornosti, DMS lako može postati samo „još jedan alat u nizu” koji se neće aktivno koristiti. Primjeri ciljeva koje možete postaviti:
- smanjenje vremena potrebnog za pronalazak dokumenata,
- uklanjanje fizičke dostave i papirnatih oblika dokumenata,
- ubrzavanje odobravanja i potpisivanja dokumenata s 3 dana na 1 dan,
- osiguravanje povjerljivosti podataka.
3. Odabir DMS sustava
Nisu svi DMS sustavi isti. Odabir rješenja koje odgovara poslovanju je ključno. Naš DocDoc.C DMS nudi:
- jednostavno i prilagodljivo korisničko sučelje,
- edukaciju za postavljanje i korištenje sustava u početnim fazama,
- automatizaciju procesa i podršku za generičke procese,
- visoku razinu sigurnosti i detaljno definiranje prava pristupa,
- organizacijsko postavljanje jedinica i uloga,
- mogućnost integracije s ERP i CRM sustavima,
- skalabilnost u skladu s rastom poslovanja,
- implementaciju u on-premise ili cloud okruženju.
4. Postavljanje strukture i procesa
DMS bez jasno definirane strukture ne može biti učinkovit alat. Kako bi implementacija bila što jednostavnija i uspješnija, preporučuje se unaprijed definirati:
- predmete u koje će se dokumenti urudžbirati,
- oznake koje će se dodjeljivati dokumentima,
- pravila urudžbiranja odnosno imenovanja dokumenata,
- načini popunjavanja metapodataka,
- prava pristupa dokumentima,
- verzioniranja, odobravanja i potpisivanja.
5. Edukacija zaposlenika
Kako bi se iskoristio maksimum funkcionalnosti DocDoc.C DMS-a potrebno je educirati korisnike za rad u sustavu. Za implementaciju DocDoc.C-a izradili smo detaljne korisničke upute, omogućili edukaciju svih zaposlenika u minimalnom trajanju od 2 sata uz podršku naših stručnjaka te lokalnu korisničku podršku bez korištenja umjetne inteligencije.
Uvođenje DocDoc.C DMS-a predstavlja poslovnu transformaciju koja dugoročno donosi brojne prednosti, kao što su:
- brži poslovni procesi,
- manje pogrešaka i veća razina kontrole,
- osiguran revizijski trag
- veća preglednost i dostupnost dokumentacije.
Javite nam se za dodatne informacije o mogućnostima sustava i implementaciji DocDoc.C DMS rješenja u vašoj tvrtki!