Dodavanje dokumenata u sustav moguće je kroz jednostavni klik na „Dodaj novi dokument“, povlačenjem dokumenta s računala u sustav drag&drop opcijom, ali i putem FTP protokola, REST API sučelja te izravno e-mailom.
FTP (FTPS)
File Transfer Protocol (FTP) omogućuje isključivo učitavanje dokumenata iz drugih sustava i lokalnih spremišta što dokumente čini odmah vidljivima u sustavu za upravljanje dokumentima. Primjer sustava kojem FTP olakšava komunikaciju s DMS sustavom je EDInet koji u predefinirane mape učitava veću količinu Dokumentacije. Osim sustava, FTP može koristiti i osoba s administratorskim pravima i na taj način učitati dokumente s lokalnih spremišta.
REST API
Prvenstveno služi za prijenos podataka između dvaju sustava. Ovakvim povezivanjem, sustav koji je spojen na DocDoc.C DMS može koristiti sve njegove funkcionalnosti. Od učitavanja dokumenata čim se generiraju do uređivanja metapodataka, dodavanja priloga dokumentu te dohvaćanja dokumenata kroz REST. Primjer sustava koji imaju veće koristi od ovakvog načina povezivanja su ERP sustavi koje koriste knjigovodstva. REST API omogućava im primanje i slanje dokumenata čim se stvore u originalnom sustavu. Dokumenti su vidljivi u DocDoc.C-u te ih je moguće i naknadno uređivati, dodavati metapodatke, verzije i sl.
Sustav omogućava zaprimanje dokumenata tako da se pošalju e-mailom s bilo kojeg mail poslužitelja. Važno je unutar sustava unaprijed definirati ulazne e-mail adrese kako bi ih sustav mogao prepoznati i pravilno sortirati. E-mailovi se definiraju prema tipovima dokumenata (npr. [email protected]). U tom slučaju, čim s nekog e-mail poslužitelja pošaljete mail čiji je primatelj navedeni e-mail, on se posprema kao dokument u sustavu. Ovisno o potrebama, mogu se postaviti različiti automatizirani procesi koji se pokreću čim se mail zaprimi:
1. E-mail za tip dokumenta „e-mail“
- Sprema tekst maila kao glavni dokument, a sve njegove priloge, kao i .eml datoteku, prilaže tom dokumentu u sustavu
2. E-mail prema tipovima dokumenta (račun, ugovor, narudžbenica, …)
- Sustav sprema samo priloge maila kao zasebne dokumente i razvrstava ih prema tipu
- U slučaju da želite spremiti sadržaj maila kao glavni dokument, a priloge uz njega – moguće je staviti #emaildocumentddc u naslov maila
3. E-mail za učitavanje dokumenta bez procesa razvrstavanja po tipu
- Sprema samo priloge maila kao zasebne dokumente koje se zatim kroz sustav treba raspodijeliti po tipu