Bez obzira radi li se o maloj ili velikoj tvrtki količina dokumentacije razmijenjene u poslovanju je jako velika. Na godišnjoj razini broj ugovora, računa ili narudžbenica na kojima treba neki potpis, odobrenje ili arhiviranje vrlo brzo postaje prevelik za bilo koji podrum ili tavan. Upravo zato sustav za upravljanje dokumentima može spriječiti potencijalne probleme sa skladištima kao i oštećenjima dokumenata.
Pročitajte 5 propusta koji se mogu izbjeći korištenjem DocDoc.C DMS-a:
1. Izgubljeni dokumenti
Primjer 1 - Nakon 3 godine spremanja dokumentacije na vanjski hard disc, disc se jednostavno nije htio spojiti na računalo.
Primjer 2 - Uništen je dio fizičke arhive u registratorima zbog poplave podruma, a u sačuvanom dijelu ručno se mora pregledati koji su dokumenti “preživjeli”.
Rješenje: Centralizirana digitalna eArhiva dokumenata s mogućnošću pretraživanja po metapodacima.
2. Nedostatak mogućnosti praćenja verzija dokumenata
Primjer 1 - Više različitih verzija istog ugovora na desktopu s naslovima poput „Ugovor_završna_verzija“, „Ugovor_završno_zadnje“ i sl.
Primjer 2 - Poslana i odobrena prošlogodišnja verzija marketinškog proračuna zbog slanja verzije iz lokalne pohrane e-mailom ili poštom.
Rješenje: Automatizirano verzioniranje dokumenata te mogućnost zajedničkog uređivanja unutar DocDoc.C-a.
3. Čekanje na izvršenje zadataka drugih sudionika
Primjer 1 - Fizički se dokumenti odobravaju ili potpisuju ručno što često traje dugo i usporava procese.
Primjer 2 - Kolega je otišao na godišnji odmor i svi papiri koji su kod njega na stolu čekaju njegov povratak bez mogućnosti delegiranja zadataka na daljinu.
Rješenje: Postavljanje zamjena za odsutne korisnike i automatiziranje procesa s uključenim obavijestima mailom ili kroz sustav.
4. Nedostatak evidencije
Primjer 1 - Klijent traži fizičke račune koje je poslao prije 20. u mjesecu računovodstvu, a koji nisu stigli do ureda na vrijeme za predaju PDV-a.
Primjer 2 - Odjel ljudskih resursa ne može pronaći ugovor o radu iz 2011. koji im je važan za izradu novog aneksa ugovoru za radnika.
Rješenje: DocDoc.C omogućuje evidenciju svih dokumenata i svih izvršenih aktivnosti na njima, od učitavanja do slanja.
5. Neusklađenost sa zakonskim propisima
Primjer 1 - Zaposlenici nisu sigurni moraju li čuvati sve dokumente ni u kojem periodu pa drže sve papire u registratorima i tako nepotrebno povećavaju arhivu i trošak skladištenja.
Primjer 2 - Zaprimljeni e-računi se tiskaju i čuvaju u registratorima umjesto da su pohranjeni u izvornom XML obliku.
Rješenje: Automatski definirani rokovi čuvanja ovisno o zakonskim regulativama za različite tipove dokumenata (npr. 11 godina za račune).
Javite nam se za trial verziju i isprobajte sve funkcionalnosti DocDoc.C DMS-a!