Funkcionalnosti 

Jedno DMS rješenje koje sadržava SVE funkcionalnosti koje trebate!

 

Organizacija Dokumenata

Grupni unos

Dokumente je moguće unositi u sustav u grupama (velik broj pripremljenih dokumenata odjednom).

Pregled storniranih dokumenata

Dokumente u poslovnom procesu moguće je odbiti i stornirati. Aplikacija omogućuje pregled svih storniranih dokumenata i vraćanje bilo kojeg storniranog dokumenta u rad.

Generiranje izvještaja

Aplikacija omogućuje nekoliko načina za generiranje izvještaja o dokumentima i poslovnim procesima. Izvještaji su dostupni putem grafičkog sučelja unutar aplikacije i moguće ih je preuzeti u elektroničkom obliku.

Novi tipovi dokumenata

Od sada u aplikaciji možete unositi još više tipova dokumenata, kao što su putni nalozi, bankovni izvodi, izvještaji i plaće ranika. Za sve nove tipove dokumenata mogu se koristiti već poznati procesi odobravanja.

Novi dokumenti koje unesete u aplikaciju vidljivi su samo Vama dok ih ne razvrstate.

Samostalno možete upravljati svojim tipovima dokumenata, procesima koji se nad njima odvijaju i korisnicima koji ih imaju pravo vidjeti. Želite li uključiti / isključiti mogućnost pohrane određenog tipa dokumenta (npr. račun, ugovor) ili mogućnost arhiviranja / potpisivanja dokumenta, dovoljno je postaviti postavke Vaše tvrtke unutar aplikacije

Pretraživanje dokumenata

Dokumente je moguće pretraživati prema sadržaju dokumenata, ali i po velikom broju meta-podataka koji opisuju dokument (npr. iznos računa, datum nastanka, datum zadnje izmjene, stranka i sl.). Meta-podaci mogu biti općeniti ili specifični za tip dokumenta kao što su npr. račun, ugovor, ponuda, dopis,…

Preuzimanje dokumenata

Dokumente je moguće preuzimati iz sustava u komprimiranoj datoteci sastavljenoj od velikog broja dokumenata.

Povijest aktivnosti

Sve aktivnosti nad dokumentima se prate i bilježe. Pregledom pojedinog dokumenta može se vidjeti kada je neki dokument nastao, tko ga je stvorio, mijenjao, stornirao. Također možete vidjeti kada je dokument razvrstan, pripremljen, odobren, arhiviran, prenesen u drugi sustav,… Promjenom sadržaja dokumenta nastaje nova verzija, a prethodne verzije dokumenata se također čuvaju i moguće im je pristupiti po potrebi.

Zaključavanje dokumenata

Jednom kada određeni korisnik krene raditi izmjene na nekom dokumentu, više nitko drugi osim njega ne može pristupiti istom dokumentu. Tek kada korisnik završi i pospremi svoje izmjene, drugi korisnik ima mogućnost otvaranja i izmjena. U svakom trenutku moguće je vidjeti tko radi na dokumentu.

Unos dokumenta slikanjem ili skeniranjem

Ako se trenutno ne nalazite u firmi, dokument možete poslikati pametnim mobitelom, tabletom i na taj način ga unijeti u sustav. Ako se nalazite u firmi, dokument može završiti u sustavu direktno putem skenera. U slučaju unosa postojećih dokumenata u elektronski oblik, aplikacija može prepoznati tekst u sadržaju (OCR). Na taj način sustav može određene podatke (npr. IBAN, iznos plaćanja, potpis, naziv stranke i sl.) unaprijed popuniti za korisnika i pohraniti u bazu podataka. Takav postupak olakšava i znatno ubrzava svakodnevni rad s elektroničkim dokumentima u poslovnim procesima.

eArhiva

Dokumenti se mogu arhivirati na posebnoj lokaciji. Prilikom arhiviranja, dokumenti se digitalno potpisuju i generira se  vremenska oznaka sukladna trenutnim standardima digitalne arhive i svim zakonskim propisima. Arhiviranje osigurava postojanje dokumenata kroz narednih 10 i više godina.

Digitalno potpisivanje

Kao dodatna razina sigurnosti, uveli smo potpisivanje putem digitalnih certifikata. Svaki korisnik može iskoristiti vlastiti digitalni certifikat kako bi potpisao neku radnju nad dokumentom (npr. odobravanje). Na taj način stvara se neizbrisiv trag u aplikaciji koji sadrži informacije o tome tko je potpisnik dokumenta i u koje vrijeme je potpis nastao.

Tip dokumenta "Ostalo"

Ukoliko niste sigurni kako razvrstati uneseni dokument, sada možete koristiti tip „ostalo“. Dokument će dobiti privremeni urudžbeni broj i biti dostupan, pretraživ u aplikaciji kao i svi ostali. Ako se predomislite, tip dokumenta „ostalo“ možete pretvoriti u bilo koji drugi tip. Tada će dokument dobiti novi urudžbeni broj i pripadna polja za meta-podatke.

Upravljanje zadacima

Odobravanje zadataka

Nad dokumentima se definiraju poslovni procesi koji mogu uključivati ciklus odobravanja (jedan ili više odobravatelja) te nadzor zadataka nad dokumentima (tko treba obaviti zadatak i što treba obaviti) u bilo kojem trenutku procesa.

Obavijesti

Sve akcije unutar DMS aplikacije rezultiraju obavijestima u stilu modernih aplikacija kao što su Facebook i LinkedIn. Ako je vaš kolega unio dokument u sustav koji možete pregledati ili netko čeka vaše odobrenje za dokument, o tome ćete dobiti obavijest unutar aplikacije koja će vas tamo čekati dok je ne pročitate. Obavijest možete dobiti i e-mailom, ako ste tako odabrali u svojim korisničkim postavkama.

Dodjeljivanje zadataka

Dokumentima je moguće dodjeljivati jednostavne zadatke nevezane uz konkretni poslovni proces što omogućava jednostavniju svakodnevnu suradnju s kolegama u uredu i izvan njega.

Predefinirani procesi

Aplikacija kroz administratorsko sučelje pruža mogućnost uređivanja poslovnih procesa, u smislu povezivanja pred-definiranih procesa s postojećim modelima odobravanja, automatskog pokretanja nad tipovima dokumenata i sl.

Upravljanje ulogama

Aplikacija pruža administratorsko sučelje putem kojeg je moguće odrediti grupe korisnika koje će imati određene uloge (npr. pripremanje ili odobravanje dokumenata). Administratorska prava mogu biti dodijeljena pojedincima unutar organizacije.

Personalizirano sučelje

Upravljanje šifrarnicima

Korisnici mogu uređivati šifrarnike, odnosno predefinirane vrijednosti meta-podataka koje će ostali suradnici moći odabirati prilikom uređivanja dokumenata (npr. popis stranaka ili mjesto troška).

Poslovni procesi

Svaki poslovni proces unutar aplikacije može se prilagoditi potrebama Vaše tvrtke. Nudimo našu stručnu pomoć u osmišljanju i dizajniranju procesa kao i edukaciju vaših zaposlenika o korištenju aplikacije za provođenje osmišljenih procesa.

Diskrecijski pristup

Aplikacija omogućava upravljanje dokumentima dvije ili više tvrtki putem jednog korisničkog računa. Ovakav način rada prilagođen je za knjigovodstvene servise i hotelijersku industriju, ali može se primijeniti i u ostalim organizacijama koje imaju sličnu potrebu.